【Power Automate】Formsの未回答者に自動でリマインドする＜#002＞

やりたいこと	Forms未回答者に定期的にリマインドメールを出したい
使うアプリ
改善効果	未回答者を探し対象者にメールを出す作業が無くなる（約15分削減／回）
パッケージ	あり
いいね数

手順

Power Automateの基礎的な操作手順が分からない方は以下をご参照ください。

Step.1 未回答者一覧ファイル準備

前回の手順で作成したExcelファイルを使用します。出来ていない方はそちらを先に作ってください。ダウンロードもできます。

リマインド日時が欲しかったので、reminddate列を追加しています。無くてもいいんですが、入れておきます。

Step.2 Power Automate未回答者リマインドフロー作成

フローのパッケージは以下からダウンロードすることが可能です。また、インポート手順はこちらを参考にインポートを行ってみてください。１からフローを作らなくてもいいので、非常に効率的です。

#002 リマインドメールの自動送信フロー

1 ファイル 4.55 KB

ダウンロード

また、インポート後の修正箇所を簡単に説明します。ここだけ変えればとりあえず動くだろうという箇所です。

①Excelファイルの指定のし直し

同様に[行の更新]についても接続と設定をし直します。

②共有メールボックスからメールを送信する (V2)

接続をし直した後、[元のメールボックスのアドレス]を任意のメールアドレスに変更してください。共有メールボックスについてはこちらを参照ください。

以上です。これでフローは動きますが、以降は各ステップの詳細を説明しています。必要な方のみご覧ください。

全体のフローは以下の通りです。

ステップごとに説明していきます。

Step.2-1 Recurrence

開始時刻以降にフローが実行されます。月曜日と木曜日にリマインドしたいが、今週はまだリマインドしたくない場合は、来週月曜日の日時をセットします。

Step.2-2 変数を初期化する-配信件数

後続処理で使用します。

Step.2-3 現在の時刻＆タイム ゾーンの変換

リマインドした日時をExcelに追記する為に設定しています。

Step.2-4 前処理（対象者の抽出）

Step.2-4-1 表内に存在する行を一覧表示-StatusがOK以外を抽出

status ne 'OK'

このステップをもう少し詳しく

Excelテーブルで、「status列」＝G列に「OK」と入力されていない行を取得する　ということをしています。

下記例だと、１行目は「OK」なので、２行目だけ取得する（リマインド対象）　ということになります。

Step.2-4-2 変数の設定-配信件数

length(outputs('表内に存在する行を一覧表示-StatusがOK以外を抽出')?['body/value'])

メール送信時に本文に表示させるために、配信件数が何件あるのかを取得しています。

Step.2-5 未回答のユーザーにリマインドメールを送信する

Step.2-5-1 行の更新

リマインドされたかどうかを確認したいので、リマインド日時をExcelに追記しています。

Step.2-5-2 共有メールボックスからメールを送信する (V2)

個人から送信ではなく、共有メールボックスから送信しているかについてはこちらを参照ください。宛先や本文に前のステップで使用した値を入れています。これにより、動的に文字を変えて送信することが可能です。

個人からメールを送ってもいいという場合は、[メールの送信]ステップを使用します。

Step.2-5-3 待ち時間

これを入れる理由は、メールサーバの過負荷を考慮しての対応です。１度に大量のメールを送信することで予期せぬエラーが発生するのを防止しています。その時間に送信する必要が無い限り、入れておきます。

フローの説明は以上です。

実運用時に気を付けること

本記事で参照させていただいたサイト様

いつも大変参考になる情報をありがとうございます。